Acordul de prelucrare a datelor

1. Părțile și rolul fiecăreia

Acest acord de prelucrare a datelor („acordul”) se încheie între grădinița care folosește serviciul Bebe Pro, ca operator, și CortexDigital SRL, cu sediul în Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25, CUI 49462266, ca persoană împuternicită („furnizorul” sau „noi”), pentru datele personale prelucrate în aplicație.

Acordul face parte din Termenii și condițiile serviciului și se aplică de la data la care grădinița începe să folosească aplicația, pe toată durata abonamentului și până la ștergerea datelor după încetare. La cerere, îl semnăm și ca document separat.

Acordul îndeplinește cerințele art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor („GDPR”), iar termenii folosiți au sensul din GDPR. Grădinița este operatorul; furnizorul este persoana împuternicită.

2. Ce prelucrăm, cât timp și de ce

Obiectul: găzduirea și funcționarea aplicației pentru evidența zilnică a grădiniței (prezența, triajul, predarea copilului, grupele, mesajele, fotografiile, documentele și semnăturile, meniul, pontajul și modulele pornite de grădiniță), suportul tehnic și, la cerere, mutarea datelor din altă aplicație.

Natura prelucrării: stocarea, organizarea, consultarea, afișarea către utilizatorii grădiniței după rolul fiecăruia, trimiterea emailurilor și a notificărilor, importul, exportul, corectarea și ștergerea datelor.

Scopul: doar furnizarea serviciului către grădiniță. Durata: cea a abonamentului, plus perioada de export și de ștergere de la capitolul 12.

3. Persoanele vizate și datele

Persoanele vizate: copiii înscriși, părinții și ceilalți reprezentanți legali, persoanele împuternicite să preia copiii, personalul grădiniței și ceilalți utilizatori ai contului grădiniței.

Datele: de identificare și de contact (nume, email, telefon, adresă, CNP și datele actului de identitate, dacă grădinița le cere), datele contractului și ale facturării, prezența și absențele, predările, mesajele, fotografiile și filmările, documentele și semnăturile electronice, evaluările copiilor, datele de muncă ale personalului (funcția, programul, sosirea și plecarea, concediile) și date tehnice (dispozitivul, adresa IP la semnare, la acceptarea politicii și la folosirea camerelor și a porții, jurnalul acțiunilor).

Categorii speciale: date despre sănătate (alergiile, temperatura și constatările de la triaj, observațiile medicale și incidentele, absențele pe motiv de boală și documentele lor, temperatura personalului la sosire și datele concediului medical). Grădinița hotărăște dacă le prelucrează și răspunde de temeiul lor.

Lista explicată pe larg este în Politica de confidențialitate.

4. Instrucțiunile grădiniței

Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale grădiniței: acest acord, Termenii și condițiile, setările și acțiunile făcute în aplicație de conducerea grădiniței și cererile ei scrise. Dacă o instrucțiune ni se pare contrară legii, o anunțăm pe grădiniță.

Nu folosim datele în scopuri proprii, nu le vindem, nu le folosim pentru publicitate sau profilare și nu le amestecăm cu datele altor clienți.

Dacă legea ne obligă să transmitem date unei autorități, anunțăm grădinița înainte, dacă legea nu ne interzice.

5. Confidențialitatea

Au acces la datele grădiniței doar membrii echipei noastre care au nevoie de ele pentru suport, pentru mutarea datelor sau pentru securitate. Ei sunt obligați la confidențialitate prin contract sau prin lege.

Un fișier încărcat de grădiniță în zona de transfer îl deschidem doar cu motivul înregistrat, printr-o legătură valabilă două minute. Jurnalul acestor accesări nu poate fi modificat.

6. Securitatea

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului, în sensul art. 32 din GDPR, printre care cele de mai jos.

Datele fiecărei grădinițe sunt despărțite de ale celorlalte. Accesul ține de rol și este verificat la fiecare cerere, nu doar în ecran; un cont suspendat pierde accesul imediat.

Conexiunile sunt criptate (HTTPS), iar infrastructura de găzduire criptează și datele stocate. Parolele nu se păstrează în clar; datele de acces la furnizorii de facturare și de plăți stau într-un seif criptat.

Fișierele stau în spații private și se deschid prin legături temporare, valabile între două minute și o oră. Contractele semnate nu pot fi înlocuite sau șterse.

Corecturile păstrează istoricul: ce a fost înainte, cine a schimbat și când. Emailurile cu date de acces și accesările echipei noastre sunt trecute în jurnale.

Datele aplicației sunt găzduite în Uniunea Europeană, la Frankfurt. Fotografiile și fișierele din mesaje se șterg automat după 30 de zile, fișierele din zona de transfer la 30 de zile după import, iar datele din listele importate imediat după încheierea importului.

7. Subprocesatori

Grădinița ne dă o autorizare generală să folosim subprocesatorii de mai jos. Le impunem prin contract obligații de protecție a datelor cel puțin la fel de stricte ca cele din acest acord și răspundem față de grădiniță pentru felul în care și le îndeplinesc.

Anunțăm grădinița, pe email sau în aplicație, cu cel puțin 30 de zile înainte să adăugăm sau să înlocuim un subprocesator. În acest timp, grădinița poate obiecta, motivat. Dacă nu găsim împreună o soluție, grădinița poate înceta abonamentul fără penalități.

Lista subprocesatorilor

Supabase, Inc. (Statele Unite): găzduiește aplicația, adică stocarea datelor și a fișierelor, autentificarea și funcțiile care rulează în cloud. Datele sunt stocate în centrul de date din Frankfurt (Germania), pe infrastructura Amazon Web Services. Prelucrează toate categoriile de date de mai sus.

Resend, Inc. (Statele Unite): trimite emailurile aplicației: invitațiile, datele de acces și codurile de resetare a parolei, legăturile pentru semnarea documentelor, confirmările, documentele de plată către părinți și mementourile. Primește adresa destinatarului, numele grădiniței ca expeditor și conținutul emailului, cu atașamentele. Din starea livrării păstrăm doar tipul evenimentului și momentul lui.

Google (Firebase Cloud Messaging) și Apple (serviciul de notificări pentru iPhone și iPad): livrează notificările pe telefon, când trimiterea lor este pornită. Primesc identificatorul dispozitivului și textul notificării, care poate cuprinde numele copilului, numele expeditorului și începutul unui mesaj.

Cloudflare, Inc. (Statele Unite, rețea globală): găzduiește site-ul de prezentare și, doar pentru grădinițele cu modulul de camere, asigură legătura criptată dintre mini-serverul din locație și aplicație, prin care trece imaginea în direct către părinții care au acces.

Citirea automată a documentelor: OpenAI (Statele Unite), furnizor de inteligență artificială, prin interfața sa de programare. Se folosește doar când conducerea grădiniței încarcă modelul de contract sau o listă în format PDF ori Word pentru citire automată. Primește doar textul extras pe infrastructura noastră, niciodată fișierul sau imagini. Din modelul de contract pleacă doar textul necompletat; un document completat, cu CNP-uri sau date din acte de identitate, este refuzat înainte de trimitere. O listă (grupe, personal, copii, părinți) se trimite doar cu acordul explicit al conducerii, consemnat înainte: pleacă textul listei, cu numele și celelalte informații scrise în ea (de exemplu grupa, data nașterii sau alergiile), iar adresele de email, telefoanele și CNP-urile sunt înlocuite cu coduri, iar conturile bancare sunt scoase. Tabelele Excel și CSV nu ajung la acest furnizor. Cererile sunt trimise fără ca răspunsul să rămână stocat la furnizor; potrivit condițiilor publicate de OpenAI, datele primite prin interfața de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor și pot fi păstrate cel mult 30 de zile, pentru prevenirea abuzurilor. Anthropic (Statele Unite) este pregătit ca alternativă; o eventuală trecere la el o anunțăm ca pe orice schimbare de subprocesator.

Furnizori aleși de grădiniță

Furnizorii de mai jos lucrează pe baza contractului direct dintre ei și grădiniță; nu sunt subprocesatorii noștri. Le transmitem date doar când grădinița pornește integrarea și doar pe cele necesare.

Furnizorul de facturare al grădiniței (integrarea pregătită este 2invoice; Oblio, SmartBill și FGO se integrează la cerere): primește numele, adresa, emailul și telefonul plătitorului, contul bancar, dacă e completat, iar pentru o firmă plătitoare și CUI-ul, numărul de la Registrul Comerțului și reprezentantul, plus rândurile documentului. CNP-ul nu se transmite.

Procesatorul plăților cu cardul ales de grădiniță: primește suma, moneda, o descriere și referința plății. Datele cardului și ale plătitorului le introduce părintele direct pe pagina procesatorului; noi nu le primim.

Agenția Națională de Administrare Fiscală: pentru completarea datelor unei firme, aplicația trimite doar CUI-ul, către serviciul public de verificare.

Mini-serverul pentru camere și poartă este instalat în locația grădiniței și face legătura cu echipamentele ei. Aplicația nu înregistrează imaginile; înregistrările, dacă există, rămân pe echipamentele grădiniței.

8. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele aplicației sunt stocate în Uniunea Europeană. Când un subprocesator le prelucrează în afara Spațiului Economic European, transferul se face doar pe baza deciziei Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA pentru protecția datelor, pentru companiile înscrise în el, sau a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisie, cu măsuri suplimentare unde e nevoie. La cerere, îi punem grădiniței la dispoziție documentele de transfer.

9. Ajutor pentru drepturile persoanelor

Din aplicație, grădinița poate corecta singură datele și poate închide accesul unei persoane. Exportul datelor unui copil (copilul, părinții, prezența și persoanele împuternicite), pentru dreptul la portabilitate, se face la cererea conducerii, cu motivul consemnat.

Dacă primim direct o cerere de la o persoană vizată, o trimitem grădiniței fără întârziere și nu îi răspundem noi, decât dacă grădinița ne cere. La cererea grădiniței, o ajutăm cu ce ține de serviciu, de exemplu cu exporturi sau ștergeri pe care aplicația nu le face singură.

10. Încălcări ale securității datelor

Anunțăm grădinița fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la constatarea unei încălcări a securității datelor ei, cu ce știm atunci: ce s-a întâmplat, categoriile și numărul aproximativ de persoane și de înregistrări, consecințele probabile și măsurile luate sau propuse. Completăm informațiile pe măsură ce le aflăm.

Grădinița, ca operator, hotărăște notificarea ANSPDCP, în 72 de ore, și a persoanelor vizate, când e cazul. O ajutăm cu informațiile de care are nevoie.

11. Evaluări de impact și consultări

La cererea grădiniței, îi dăm informațiile despre serviciu de care are nevoie pentru evaluarea impactului asupra protecției datelor și pentru o eventuală consultare a ANSPDCP.

12. La încetare

După încetarea abonamentului, grădinița are la dispoziție 30 de zile ca să-și exporte datele sau să ne ceară un export în formate uzuale. Apoi ștergem datele grădiniței, inclusiv fișierele, în cel mult încă 30 de zile, și confirmăm ștergerea în scris, la cerere.

Păstrăm doar ce ne obligă legea să păstrăm, cât timp ne obligă, și jurnalul accesului echipei noastre, în condițiile din Politica de confidențialitate.

13. Informații și audit

Îi punem grădiniței la dispoziție informațiile necesare ca să arătăm că respectăm acest acord. Grădinița, sau un auditor mandatat de ea și obligat la confidențialitate, poate face un audit cu un anunț de cel puțin 30 de zile, cel mult o dată pe an în afara unui incident, pe cheltuiala grădiniței și fără acces la datele altor clienți.

14. Răspundere și prioritate

Răspunderea fiecărei părți se stabilește potrivit art. 82 din GDPR și Termenilor și condițiilor. Pentru tot ce ține de datele personale, dacă acest acord și termenii spun lucruri diferite, are prioritate acest acord.

Contact

Pentru orice întrebare despre acest acord: CortexDigital SRL, Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25, email [adresa de email], telefon [numărul de telefon].