Politica de confidențialitate

Pe scurt

Această politică explică ce date personale se prelucrează în aplicația Bebe Pro și pe acest site, cine răspunde de ele și ce drepturi ai. Se aplică aplicației pentru Android și iOS, paginilor ei web și acestui site.

Datele din aplicație, despre copii, părinți, persoanele care preiau copilul și personal, sunt ale grădiniței. Grădinița este operatorul lor și hotărăște ce date cere și de ce. Noi, furnizorul aplicației, suntem persoana împuternicită: le prelucrăm doar în numele ei.

Pentru datele grădinițelor-client, ale persoanelor lor de contact și ale celor care ne scriu prin site, noi suntem operatorul.

Nu vindem date, nu afișăm reclame și nu folosim datele copiilor în alte scopuri decât funcționarea serviciului.

1. Cine suntem

Furnizorul aplicației și al acestui site este CortexDigital SRL, cu sediul în Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25, CUI 49462266, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J13/239/2024 („noi”). Ne poți scrie la [adresa de email] sau ne poți suna la [numărul de telefon].

2. Cine răspunde de date

Grădinița, ca operator. Pentru tot ce se consemnează în aplicație, operatorul este grădinița la care e înscris copilul sau la care lucrezi. Datele ei de contact le găsești în aplicație, la Politica de confidențialitate, și în contractul cu grădinița. Grădinița stabilește ce date cere, în ce scop și cât le păstrează; pentru întrebări și cereri despre aceste date te adresezi întâi ei.

Noi, ca persoană împuternicită. Găzduim aplicația și o facem să funcționeze, după instrucțiunile grădiniței, potrivit Acordului de prelucrare a datelor publicat pe acest site. Nu folosim aceste date în scopuri proprii.

Noi, ca operator. Răspundem direct de datele grădinițelor-client și ale persoanelor lor de contact, de cererile trimise prin acest site și de jurnalele de securitate ale serviciului (capitolul 5).

3. Ce date se prelucrează în aplicație

Grădinița alege ce date cere: ce nu îi trebuie nu se completează. În funcție de alegerile ei și de modulele pornite, în aplicație pot exista următoarele date.

Despre copii: numele, data și locul nașterii, CNP-ul (doar dacă grădinița îl cere), grupa, fotografia de profil, alergiile și preferințele alimentare, prezența și absențele anunțate, cu motivul și, la nevoie, documentul justificativ, rezultatul triajului de dimineață (temperatura și constatările), observațiile medicale și incidentele, evaluările periodice ale dezvoltării, fotografiile și filmările trimise de educatoare și istoricul predărilor: cine a preluat copilul și când.

Despre părinți și ceilalți reprezentanți legali: numele, adresa de email, telefonul, adresa, CNP-ul și seria și numărul actului de identitate (pentru contract), situația familială declarată în contract, datele de facturare (inclusiv ale unei firme plătitoare), semnarea electronică a documentelor (numele scris, data și ora, adresa IP, dispozitivul și amprenta documentului semnat), mesajele, voturile la sondaje și acordurile date, de exemplu pentru fotografii.

Despre persoanele împuternicite să preia copilul: numele, relația cu copilul, ultimele patru caractere ale actului de identitate, perioada în care pot prelua copilul, contul lor și preluările făcute.

Despre personalul grădiniței: numele, adresa de email, telefonul, rolul și funcția, tipul contractului și programul, CNP-ul și numărul contractului de muncă (vizibile doar angajatului și persoanelor din grădiniță care țin evidența personalului), ora sosirii și a plecării, temperatura și observația despre sănătate consemnate la sosire, cererile de concediu și consemnările făcute în aplicație.

Date tehnice: tipul dispozitivului, sistemul de operare, versiunea aplicației și identificatorul pentru notificări; jurnalul acțiunilor (cine a consemnat sau a corectat ceva și când); adresa IP și browserul la acceptarea politicii de confidențialitate și la semnarea documentelor; vizionările camerelor (cine, când, ce cameră și adresa IP) și comenzile date porții, dacă aceste module sunt pornite; emailurile cu date de acces trimise fiecărui cont.

4. Datele despre sănătate

Unele date sunt despre sănătate și au o protecție specială: alergiile, temperatura și constatările de la triaj, observațiile medicale și incidentele, absențele pe motiv de boală și documentele lor, iar la personal temperatura de la sosire, observația despre sănătate și datele concediului medical.

Le vede doar cine are nevoie de ele: conducerea, asistenta medicală, educatoarele grupei (triajul și, dacă grădinița permite, incidentele recente), iar părintele doar pe ale copilului lui. Bucătăria vede alergiile, ca să pregătească masa, cu prenumele și inițiala numelui copilului. Alți părinți nu le văd.

Temeiul îl stabilește grădinița: de regulă, obligațiile legale privind supravegherea sănătății copiilor în colectivitate (art. 9 alin. (2) lit. (h) și (i) din GDPR) sau consimțământul explicit al părintelui (art. 9 alin. (2) lit. (a)). Aplicația ține evidența; nu pune diagnostice și nu înlocuiește medicul.

5. Ce date prelucrăm ca operator

Grădinițele-client și persoanele lor de contact: la cererea de înregistrare, denumirea, CUI-ul, adresa, numele, adresa de email și telefonul persoanei de contact, numărul de sedii, numărul estimat de copii și mesajul; apoi contractul, facturile, plățile și corespondența. Temeiuri: încheierea și derularea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR), obligațiile fiscale (lit. (c)) și apărarea drepturilor noastre (lit. (f)).

Formularul de cerere a unei demonstrații de pe acest site: numele grădiniței, numele tău, CUI-ul grădiniței, telefonul, acordul bifat, cu textul lui, și momentul trimiterii. Le folosim doar ca să-ți răspundem și să stabilim demonstrația. Temeiuri: demersurile făcute la cererea ta înainte de un eventual contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)) și acordul tău (lit. (a)), pe care îl poți retrage oricând.

Securitatea serviciului: jurnalele tehnice și de acces ale aplicației și ale echipei noastre, inclusiv motivul înregistrat ori de câte ori un membru al echipei deschide un fișier încărcat de o grădiniță. Temei: interesul nostru legitim de a proteja serviciul și datele (art. 6 alin. (1) lit. (f)).

Vizitatorii site-ului: site-ul nu folosește cookie-uri și nu are statistici sau instrumente de urmărire. Furnizorul de găzduire primește tehnic adresa IP și tipul browserului, ca să afișeze paginile și să le apere de atacuri. Detalii în pagina despre cookie-uri.

6. Scopuri și temeiuri pentru datele din aplicație

Grădinița stabilește scopurile și temeiurile. De regulă, ele sunt următoarele.

Încheierea și derularea contractului educațional: evidența copiilor și a grupelor, comunicarea cu părinții, documentele și semnăturile, facturarea, dacă e pornită (art. 6 alin. (1) lit. (b)).

Obligațiile legale ale grădiniței: evidența prezenței, triajul și supravegherea sănătății, evidențele fiscale și de personal (art. 6 alin. (1) lit. (c)).

Siguranța copiilor: predarea doar către părinți și persoanele împuternicite de ei, cu istoricul fiecărei predări (obligația legală și interesul legitim al grădiniței, art. 6 alin. (1) lit. (c) și (f)).

Fotografiile și filmările copiilor: consimțământul părintelui (art. 6 alin. (1) lit. (a)). Înainte să încarce fotografii, educatoarea confirmă că în ele nu apar copii fără acord.

Camerele pentru părinți, dacă grădinița le pornește: temeiul și regulile le stabilește grădinița, care îi informează pe părinți și pe angajați.

Relația de muncă cu personalul: contractul de muncă și obligațiile legale ale angajatorului (art. 6 alin. (1) lit. (b) și (c)).

Nu facem profilare. Calculele automate din aplicație, de exemplu sumele de plată, urmează regulile stabilite de grădiniță, care răspunde de ele și le poate corecta.

7. Cine primește datele

În grădiniță, fiecare om vede doar ce îi permite rolul: conducerea (administratorul și directorul), educatoarele, asistenta medicală, psihologul, îngrijitoarele, bucătăria, tableta grupei și recepția. Educatoarea lucrează cu grupa ei. Conducerea poate citi conversațiile dintre personal și părinți, iar participanții sunt anunțați despre asta în aplicație.

Părintele vede doar copilul lui. Alți părinți văd doar ce se trimite întregii grupe sau întregii grădinițe: fotografiile și mesajele de grup, în care pot apărea și alți copii, și, dacă grădinița a pornit camerele, imaginea în direct a camerei grupei, cât timp copilul lor este prezent. Cine a votat la un sondaj văd doar conducerea și educatoarea grupei.

Echipa noastră are acces la datele grădiniței doar cât e nevoie pentru suport, pentru mutarea datelor și pentru securitate. Un fișier încărcat de grădiniță în zona de transfer îl deschidem doar cu motivul înregistrat, printr-o legătură valabilă două minute.

Furnizorii noștri (subprocesatorii), care ne ajută să furnizăm serviciul: găzduirea aplicației (Supabase, în centrul de date din Frankfurt), trimiterea emailurilor (Resend), notificările pe telefon (Google Firebase și Apple), găzduirea site-ului și legătura camerelor (Cloudflare). Lista completă, cu ce face fiecare, este în Acordul de prelucrare a datelor, publicat pe acest site.

Citirea automată a documentelor: la cererea conducerii grădiniței, modelul ei de contract și listele cu grupe, personal, copii și părinți încărcate ca PDF sau Word pot fi citite automat de OpenAI (Statele Unite), un furnizor de inteligență artificială, ca datele să nu fie introduse de mână. Furnizorul primește doar textul extras, niciodată fișierul. Din contract pleacă numai textul necompletat; un contract completat, cu CNP-uri sau date din acte, este refuzat înainte de trimitere. Listele se trimit doar cu acordul explicit al conducerii, consemnat înainte: pleacă numele și celelalte informații scrise în listă (de exemplu grupa, data nașterii sau alergiile), dar adresele de email, telefoanele și CNP-urile sunt înlocuite cu coduri, iar conturile bancare sunt scoase. Tabelele Excel și CSV sunt citite direct în aplicație și nu ajung la acest furnizor. Transferul în Statele Unite se face pe baza clauzelor contractuale standard sau a Cadrului UE–SUA pentru protecția datelor.

Furnizorii aleși de grădiniță, cu care ea are contract direct: furnizorul de facturare (de exemplu 2invoice), care primește numele, adresa, emailul și telefonul plătitorului, iar pentru o firmă plătitoare și datele ei de identificare, fără CNP, și procesatorul plăților cu cardul, care primește doar suma și referința plății. Datele cardului le introduci direct pe pagina procesatorului, iar noi nu le vedem. Pentru completarea datelor unei firme, aplicația trimite Agenției Naționale de Administrare Fiscală doar CUI-ul.

Autoritățile publice, doar când legea ne obligă.

8. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele aplicației sunt stocate în Uniunea Europeană, la Frankfurt. Unii furnizori sunt companii din Statele Unite sau au o rețea globală: Supabase, Resend, Google, Apple și Cloudflare. Când datele ajung la ei în afara Spațiului Economic European, transferul se face pe baza deciziei Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA pentru protecția datelor, pentru companiile înscrise în el, sau a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisie, cu măsuri suplimentare unde e nevoie.

9. Cât timp se păstrează datele

Datele din aplicație se păstrează cât timp grădinița folosește serviciul sau cât hotărăște ea, cu următoarele termene automate.

Fotografiile din albume se șterg automat din aplicație după 7 zile, iar fotografiile și filmările din mesaje după 30 de zile. Aplicația părintelui le salvează pe telefon, în galerie, unde rămân în grija lui.

Fișierele încărcate în zona de transfer se șterg automat la 30 de zile după import; grădinița le poate șterge oricând mai devreme.

Datele din listele importate se șterg din evidența importului imediat după ce importul se încheie sau se anulează; un import neatins 30 de zile se închide și se golește. Jurnalul importului, fără date personale, dispare după 180 de zile.

Legăturile din invitații și din cererile de semnare expiră în 7–14 zile, iar legăturile temporare către fișiere, în câteva minute sau cel mult o oră.

Când un copil pleacă din grădiniță, accesul părinților și al persoanelor împuternicite la datele lui se închide. Istoricul rămâne la grădiniță, ca parte din evidențele ei; ștergerea lui o hotărăște grădinița, ținând cont de termenele legale de păstrare.

Conturile le deschide și le închide grădinița. Dacă vrei ștergerea datelor tale, te adresezi grădiniței; noi ștergem datele la instrucțiunea ei, în cel mult 30 de zile.

La încetarea abonamentului, grădinița își poate exporta datele timp de 30 de zile. Apoi ștergem datele grădiniței în cel mult încă 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

Datele pe care le prelucrăm ca operator: cererile de pe site, cel mult 12 luni de la ultima discuție, dacă nu duc la un contract; contractele și facturile cu grădinițele, cât cere legislația fiscală; jurnalul accesului echipei noastre, pe durata serviciului și cel mult 3 ani după încetarea lui.

10. Cum sunt protejate datele

Datele fiecărei grădinițe sunt despărțite de ale celorlalte: o grădiniță nu ajunge la datele alteia.

Accesul ține de rol și este verificat la fiecare cerere, nu doar în ecran: cine nu are dreptul primește refuz. Un cont suspendat pierde accesul imediat, de pe orice dispozitiv.

Conexiunile dintre aplicație, site și infrastructura de găzduire sunt criptate (HTTPS), iar infrastructura de găzduire criptează și datele stocate. Parolele nu se păstrează în clar, iar datele de acces la furnizorii de facturare și de plăți stau într-un seif criptat.

Fișierele (fotografii, contracte, documente, facturi) stau în spații private și se deschid prin legături temporare. Contractele semnate nu pot fi înlocuite sau șterse.

Corecturile păstrează istoricul: rămâne ce a fost înainte, cine a schimbat și când. Emailurile cu date de acces sunt trecute într-un jurnal pe care conducerea îl poate vedea.

Pentru unele roluri, contul rămâne deschis doar pe ultimul dispozitiv pe care s-a intrat. Imaginea camerelor nu poate fi capturată din aplicație, în măsura în care permite sistemul telefonului, și poartă un avertisment că înregistrarea este interzisă.

Nicio măsură nu elimină complet riscul. Dacă apare o încălcare a securității datelor, o anunțăm grădiniței fără întârziere, ca ea să poată anunța autoritatea și, unde e cazul, persoanele afectate.

11. Drepturile tale

Potrivit GDPR, ai dreptul să afli ce date se prelucrează despre tine și să primești o copie (art. 15), să ceri corectarea lor (art. 16), ștergerea lor (art. 17) sau restricționarea prelucrării (art. 18), să primești datele într-un format structurat ori să le transmiți altui operator (art. 20), să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim (art. 21) și să îți retragi oricând consimțământul, fără efect asupra prelucrării făcute până atunci.

Pentru datele din aplicație, cererea o trimiți grădiniței, care este operatorul. Dacă ne scrii nouă, transmitem cererea grădiniței fără întârziere și o ajutăm să răspundă. Pentru datele pe care le prelucrăm ca operator, ne scrii la [adresa de email].

Răspunsul vine în cel mult o lună; termenul se poate prelungi cu încă două luni pentru cereri complexe, cu anunț. Putem cere informații care să confirme identitatea ta.

Dacă ești nemulțumit, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau te poți adresa justiției.

12. Copiii

Aplicația este făcută pentru adulți: părinți, persoane împuternicite și personal. Copiii nu primesc cont și nu o folosesc. Datele lor sunt introduse de grădiniță și de părinți, iar drepturile copilului le exercită părinții sau ceilalți reprezentanți legali.

Datele copiilor nu sunt folosite pentru publicitate, profilare sau alte scopuri decât cele stabilite de grădiniță.

13. Aplicația pe telefon

Aplicația cere doar permisiunile de care are nevoie: camera (pentru fotografii și scanări), galeria (pentru salvarea fotografiilor primite), notificările și, dacă alegi, amprenta sau recunoașterea feței pentru deblocare. Amprenta și fața le verifică telefonul; aplicația primește doar rezultatul.

Pe dispozitiv, aplicația păstrează sesiunea de autentificare, grădinița aleasă și fotografiile descărcate. Nu conține instrumente de statistici sau de publicitate.

Notificările pe telefon, când trimiterea lor este pornită, trec prin serviciile Google și Apple și pot cuprinde numele copilului și începutul unui mesaj.

14. Modificări

Putem actualiza această politică. Data ultimei actualizări apare la începutul paginii. Schimbările importante le anunțăm în aplicație sau pe email, înainte să se aplice.

Contact

Pentru orice întrebare despre datele personale: CortexDigital SRL, Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25, email [adresa de email], telefon [numărul de telefon].