Termeni și condiții

1. Cine suntem și ce reglementează acești termeni

Acești termeni și condiții („termenii”) se aplică serviciului Bebe Pro: aplicația pentru grădinițe, disponibilă pe Android și iOS, paginile ei web și acest site. Serviciul este furnizat de CortexDigital SRL, cu sediul în Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25, CUI 49462266, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J13/239/2024, email [adresa de email], telefon [numărul de telefon] („furnizorul” sau „noi”).

Clientul nostru este grădinița, prin entitatea care o administrează (societate, asociație, fundație, persoană fizică autorizată sau unitate de învățământ), numită în continuare „grădinița”. Relația dintre furnizor și grădiniță este o relație între profesioniști.

Părinții, persoanele împuternicite de părinți să preia copilul și personalul grădiniței folosesc aplicația gratuit, prin contul pe care li-l deschide grădinița („utilizatorii”). Pentru ei contează în special capitolul 10.

Grădinița acceptă acești termeni când trimite cererea de înregistrare, când semnează o comandă sau un contract cu noi ori când începe să folosească serviciul. Dacă grădinița are cu noi un contract semnat separat, contractul are prioritate acolo unde prevede altceva.

2. Ce cuprinde serviciul

Partea de zi cu zi este inclusă: prezența și absențele anunțate de părinți, triajul de dimineață, predarea copilului și persoanele împuternicite, grupele, copiii și alergiile lor, mesajele dintre părinți și personal, fotografiile trimise de educatoare, documentele și semnăturile, meniul zilei cu alergeni și pontajul personalului.

Modulele opționale se pornesc doar la cererea grădiniței: facturarea către părinți și plata cu cardul, tableta grupei și monitorul de la intrare, camerele pentru părinți și deschiderea porții din aplicație. Unele le pornește conducerea grădiniței din configurare, pe altele le activăm noi, la cererea ei.

Serviciul se îmbunătățește continuu. Putem schimba felul în care arată sau funcționează o parte a aplicației, dar pe durata abonamentului nu scoatem o funcție din partea de zi cu zi fără să anunțăm grădinița cu cel puțin 30 de zile înainte.

3. Conturile și rolurile

Grădinița se înregistrează din aplicație, cu denumirea, CUI-ul, adresa și o persoană de contact. Verificăm cererea și o aprobăm sau o respingem, cu motiv. După aprobare, primul administrator primește acces la contul grădiniței.

Conducerea grădiniței (administratorul și directorul) deschide conturile personalului și ale părinților și dă fiecăruia rolul potrivit, de exemplu educatoare, asistentă medicală, bucătărie, tableta grupei sau recepție. Părinții nu se înregistrează singuri: contul îl creează grădinița, la contract sau adăugat de conducere. Părintele poate invita persoanele care au voie să preia copilul; acestea primesc un cont propriu, limitat la preluarea copilului.

Fiecare om vede și face doar ce îi permite rolul: educatoarea lucrează cu grupa ei, părintele vede doar copilul lui. Conducerea grădiniței poate citi conversațiile dintre personal și părinți, iar participanții sunt anunțați despre asta în aplicație.

Fiecare utilizator își păstrează parola doar pentru el, nu își împarte contul și anunță grădinița dacă bănuiește că altcineva a intrat în contul lui. Tableta grupei și cea de la recepție sunt dispozitive comune: consemnările făcute de pe ele rămân pe numele dispozitivului, iar grădinița răspunde ca ele să rămână în locație, în grija personalului.

Grădinița răspunde de conturile pe care le deschide: le dă doar persoanelor îndreptățite, le suspendă când cineva pleacă și ține la zi legătura dintre copii, părinți și persoanele împuternicite.

4. Prețuri

Abonamentul depinde de numărul de copii înscriși în grădiniță:

Sub 30 de copii: gratuit.

Între 30 și 100 de copii: 12 lei pe copil, pe lună.

Între 101 și 200 de copii: 10 lei pe copil, pe lună.

Peste 200 de copii: Enterprise, cu preț negociat și trecut în contract.

Prețul treptei se aplică tuturor copiilor înscriși: o grădiniță cu exact 100 de copii plătește 12 lei pe copil, una cu exact 200 de copii, 10 lei pe copil. Numărul de copii al unei luni este numărul copiilor cu fișa activă în aplicație în ultima zi a lunii.

Prețurile nu includ TVA. TVA se adaugă în cota legală, acolo unde se aplică.

Integrările locale, adică poarta și camerele, au cost suplimentar, stabilit printr-o ofertă separată, pentru echipamente, instalarea mini-serverului în locație și întreținere.

Mutarea datelor din aplicația folosită anterior sau din fișierele grădiniței este gratuită (capitolul 6).

Putem schimba prețurile cu o notificare trimisă grădiniței cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu este de acord, grădinița poate înceta abonamentul înainte ca noile prețuri să se aplice, fără penalități.

5. Facturarea și plata

Facturăm lunar, în primele 5 zile lucrătoare ale lunii, abonamentul pentru luna anterioară. Factura se trimite pe email, la adresa grădiniței, și prin sistemul național RO e-Factura, când legea o cere.

Termenul de plată este de 15 zile de la emiterea facturii, prin transfer bancar în contul trecut pe factură.

Pentru întârzieri putem calcula penalități de 0,1% pe zi din suma neplătită, fără ca totalul lor să depășească suma datorată. Dacă o factură rămâne neplătită la 30 de zile după scadență, putem suspenda accesul (capitolul 15), după o notificare trimisă cu cel puțin 10 zile înainte.

O grădiniță care trece de 30 de copii plătește abonamentul începând cu luna următoare celei în care a depășit pragul. O anunțăm înainte de prima factură.

6. Mutarea datelor

Dacă grădinița vine din altă aplicație sau ține evidența în fișiere, îi mutăm gratuit datele: grupele, personalul, copiii și părinții. Exporturile nu se trimit pe email: conducerea le încarcă în aplicație, în zona de transfer a grădiniței, care este privată.

Echipa noastră deschide aceste fișiere doar pentru mutare, cu motivul înregistrat de fiecare dată. Fișierele se șterg automat la 30 de zile după import; grădinița le poate șterge și mai devreme.

Rulăm întâi un import de test, pe care grădinița îl verifică, apoi importul final. Istoricul vechi de documente, încasări și prezențe rămâne în exporturile din aplicația veche.

Grădinița confirmă că are dreptul să ne dea aceste date pentru mutare.

7. Modulele pornite la cerere

Facturarea către părinți: documentele sunt emise de grădiniță, în numele ei. Cu integrare, ele se emit prin furnizorul de facturare al grădiniței, cu contul și pe răspunderea ei; integrarea pregătită este 2invoice, iar Oblio, SmartBill și FGO se integrează la cerere. Fără integrare, numărul documentului îl dă programul grădiniței, iar aplicația ține evidența și tipărește documentul într-un format standard, care nu este e-Factura. Transmiterea în SPV o face grădinița. Grădinița răspunde de prețurile, regulile și corectitudinea fiscală a documentelor; noi nu oferim consultanță fiscală.

Plata cu cardul: părintele plătește pe pagina procesatorului de plăți, iar banii ajung în contul grădiniței, care are propriul contract cu procesatorul. Noi nu primim și nu păstrăm datele cardului.

Camerele pentru părinți: grădinița hotărăște dacă le folosește, ce camere arată, cui și în ce interval. Ea răspunde de legalitatea supravegherii video: informarea și, unde e cazul, acordul părinților și al personalului, regulile interne și echipamentele din locație. Imaginea ajunge de la camerele grădiniței în aplicație prin mini-serverul instalat în locație; aplicația arată doar imaginea în direct și nu o înregistrează.

Poarta: deschiderea porții din aplicație se face prin același mini-server, după regulile de acces stabilite de grădiniță.

Tableta grupei și monitorul de la intrare: le activăm la cererea grădiniței. Dispozitivele sunt ale grădiniței.

8. Obligațiile furnizorului

Să furnizeze serviciul cu grija unui profesionist și să-l țină în stare de funcționare.

Să protejeze datele grădiniței prin măsurile din Acordul de prelucrare a datelor și să le folosească doar pentru furnizarea serviciului.

Să anunțe grădinița fără întârziere despre incidentele de securitate care îi afectează datele.

Să răspundă la cererile de ajutor trimise la [adresa de email], în zilele lucrătoare.

Să anunțe din timp schimbările importante ale serviciului, ale prețurilor sau ale acestor termeni.

9. Obligațiile grădiniței

Să plătească abonamentul la termen.

Să introducă date corecte și doar datele de care are nevoie. Grădinița alege ce date cere despre copii și părinți.

Să aibă temei legal pentru datele pe care le prelucrează în aplicație și să informeze părinții și personalul, inclusiv despre faptul că conducerea poate citi conversațiile și despre camere, dacă le folosește.

Să obțină acordurile cerute de lege, de exemplu pentru fotografierea copiilor sau pentru camere.

Să nu folosească serviciul în scopuri ilegale, să nu încarce conținut ilegal sau programe dăunătoare și să nu încerce să ocolească protecțiile serviciului.

Să păstreze în siguranță dispozitivele comune și să suspende imediat conturile celor care nu mai au dreptul de acces.

10. Reguli pentru utilizatori

Părinții, persoanele împuternicite și personalul folosesc aplicația gratuit, pentru relația cu grădinița. Contul îl deschide, îl suspendă sau îl închide grădinița. Pentru întrebări despre datele copilului, prima adresă este grădinița, care răspunde de ele.

Utilizatorii nu își împart contul, nu încearcă să vadă datele altor copii și se poartă civilizat în mesaje.

Fotografiile trimise către toată grupa pot cuprinde și alți copii. Ele sunt pentru folosința familiei: nu le publica și nu le trimite mai departe fără acordul părinților celorlalți copii. Imaginea de la camere nu se înregistrează și nu se distribuie.

Aplicația este făcută pentru adulți. Copiii apar în ea doar prin datele introduse de grădiniță și de părinți; ei nu primesc cont.

Dacă un utilizator încalcă aceste reguli, grădinița sau noi îi putem suspenda contul.

11. Disponibilitatea

Serviciul funcționează non-stop. Ne propunem o disponibilitate lunară de cel puțin 99,5%, fără lucrările planificate. Lucrările planificate le facem, pe cât posibil, în afara programului grădinițelor, iar pe cele care pot întrerupe serviciul le anunțăm cu cel puțin 48 de ore înainte.

Nu răspundem de întreruperile cauzate de internetul grădiniței sau al utilizatorilor, de dispozitivele lor, de echipamentele din locație (camere, poartă, rețea) sau de forța majoră.

Aplicația ajută la evidența zilnică; nu înlocuiește supravegherea copiilor, judecata personalului sau sfatul medicului. Datele de la triaj și alergiile sunt evidențe ale grădiniței, nu diagnostice.

12. Datele personale

Pentru datele din aplicație, grădinița este operatorul, iar noi suntem persoana ei împuternicită. Regulile sunt în Acordul de prelucrare a datelor, publicat pe acest site, care face parte din acești termeni.

Pentru datele grădiniței ca client, ale persoanelor ei de contact și ale celor care ne scriu prin site, noi suntem operatorul. Detaliile sunt în Politica de confidențialitate.

13. Proprietatea intelectuală

Aplicația, site-ul, marca Bebe Pro și conținutul lor ne aparțin. Pe durata abonamentului, grădinița și utilizatorii ei au dreptul neexclusiv și netransmisibil de a folosi serviciul, potrivit acestor termeni.

Nu sunt permise copierea, decompilarea sau revânzarea aplicației și nici folosirea ei pentru a construi un produs concurent.

Datele introduse de grădiniță și de utilizatorii ei rămân ale grădiniței. Le folosim doar ca să furnizăm serviciul.

14. Confidențialitatea

Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite de la cealaltă, cum sunt prețurile negociate, datele despre activitate sau detaliile de securitate, și le folosește doar pentru acest contract. Obligația continuă 3 ani după încetare, iar pentru datele personale, fără limită de timp.

15. Durata, suspendarea și încetarea

Abonamentul este pe durată nedeterminată, cu facturare lunară.

Grădinița poate înceta abonamentul oricând, cu o notificare scrisă trimisă la [adresa de email] cu cel puțin 30 de zile înainte. Noi putem înceta abonamentul fără motiv cu o notificare de cel puțin 60 de zile.

Oricare parte poate înceta contractul dacă cealaltă încalcă grav o obligație și nu remediază situația în 15 zile de la notificare.

Putem suspenda accesul grădiniței dacă o factură rămâne neplătită la 30 de zile după scadență, după notificarea de la capitolul 5, sau imediat, dacă folosirea serviciului pune în pericol securitatea datelor ori a altor clienți. Pe durata suspendării, utilizatorii grădiniței nu pot intra în aplicație, iar datele se păstrează neschimbate. Accesul revine după ce motivul suspendării dispare.

La încetare, grădinița are la dispoziție 30 de zile ca să-și exporte datele sau să ne ceară un export în formate uzuale. După aceste 30 de zile, ștergem datele grădiniței în cel mult încă 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm, de exemplu facturile emise către grădiniță.

16. Limitarea răspunderii

Fiecare parte răspunde pentru prejudiciile directe pe care le produce celeilalte prin încălcarea acestor termeni.

Nu răspundem pentru prejudicii indirecte, cum ar fi beneficiul nerealizat, pierderea de clienți sau de reputație.

Răspunderea noastră totală este limitată la suma plătită de grădiniță pentru serviciu în ultimele 12 luni dinaintea faptei care a produs prejudiciul. Pentru grădinițele care folosesc serviciul gratuit, limita este de 1.000 de lei.

Limitele nu se aplică prejudiciilor produse cu intenție sau din culpă gravă și nici acolo unde legea nu permite limitarea răspunderii.

Nu răspundem pentru datele introduse greșit de grădiniță sau de utilizatori, pentru deciziile luate de grădiniță pe baza lor, pentru serviciile furnizorilor aleși de grădiniță (facturare, plăți, internet, echipamente) și nici pentru folosirea serviciului împotriva acestor termeni.

17. Forța majoră

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de forța majoră, în condițiile legii. Partea afectată o anunță pe cealaltă în cel mult 5 zile. Dacă forța majoră durează peste 30 de zile, oricare parte poate înceta contractul fără despăgubiri.

18. Modificarea termenilor

Putem modifica acești termeni. Schimbările importante le anunțăm grădiniței pe email sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte să se aplice, iar data versiunii în vigoare apare la începutul paginii. Dacă nu este de acord, grădinița poate înceta abonamentul înainte de data aplicării, fără penalități. Schimbările cerute de lege se pot aplica mai repede.

19. Legea aplicabilă și litigiile

Acești termeni sunt guvernați de legea română.

Părțile încearcă întâi să rezolve orice neînțelegere pe cale amiabilă, în 30 de zile de la notificarea ei. Dacă nu reușesc, litigiul se soluționează de organele judecătorești competente de la sediul furnizorului.

Utilizatorii care sunt consumatori păstrează toate drepturile pe care li le dă legea, inclusiv dreptul de a se adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor sau judecătoriei de la domiciliul lor.

20. Dispoziții finale

Dacă o prevedere devine nevalabilă, celelalte rămân în vigoare. Grădinița nu poate transmite altcuiva drepturile din acest contract fără acordul nostru scris. Notificările se trimit pe email: ale noastre la adresa administratorului grădiniței, ale grădiniței la [adresa de email].

Contact

CortexDigital SRL, Jud. Constanța, Mun. Constanța, Str. Constantin Brâncuși nr. 62, bl. 12, sc. C, et. 2, ap. 25. Email: [adresa de email]. Telefon: [numărul de telefon].